ECMPLAZA 2006

Vandaag ben ik bij het ECMPLAZA 2006 congres geweest. Nog niet zo lang in dienst bij mijn nieuwe werkgever, maar gelukkig had ik de mogelijk gekregen om deze dag bij te wonen. En gezien het programma kon ik mooi een zakelijke (enterprise content management, portals), maar ook persoonlijke interesse (kennismanagement, web 2.0) combineren. Een combinatie die overigens in verschillende presentaties heel letterlijk werd genomen. Twee gebieden die langzaam versmelten? Dat belooft nog wat voor mijn nabije toekomst…

Jeroen Bertrams

Het programma werd geopend door Jeroen Bertrams, “Kennismanagementgoeroe en auteur diverse managementklassiekers“, aldus de aankonding. Hij hield een uitvoerig betoog over de relatie tussen kennismanagement, contentmanagement, informatie(management) en data. Of eigenlijk gebruikte hij deze begrippen vrij door elkaar. Vanuit mijn ‘Wengeriaanse‘ achtergrond heb ik daar wat moeite mee, maar het maakte het verhaal wel vrij duidelijk.

De kern van zijn betoog: Content Management Systemen (CMS) moeten er op gericht zijn om te voorkomen dat kennis ‘weglekt’ uit je organisatie en moeten ervoor zorgen dat een bron (vaak een persoon) wordt voorzien in een bepaalde behoefte. Daarbij kan normaliter een behoefte direct worden vervuld, door met elkaar te praten. Een behoefte kan ook indirect worden vervuld en daar komt volgens Betrams het CMS om de hoek kijken.

Het is bij het gebruik van een CMS niet alleen belangrijk rekening te houden met het vastleggen van ‘eenvoudige’ kennis, maar juist ook om rekening te houden met het vastleggen van de ‘waardevolle’ kennis in een organisatie. Eenvoudige kennis duidde hij als kennis die makkelijk beschikbaar is, van een niet al te moeilijk niveau en makkelijk vast te leggen. Volgens mij doelt Bertrams hiermee op de tacit/explicit dichotomie, maar eenvoudige en waardevolle kennis klinkt ook wel toegankelijk. Een vaak geconstateerd probleem volgens Bertrams is dat organisaties zich bij een CMS implementatie juist teveel op die eenvoudige kennis richten en de waardevolle kennis links laten liggen. Vaak omdat dit als te complex wordt beschouwd. Maar het is juist die waardevolle kennis die een organisatie een sustainable competitive advantage te geven (om enigzins in termen van bestaansrecht te spreken :)).

Verder schetste Bertrams een stappenplan om tot een succesvolle implementatie van een CMS te komen. Het daadwerkelijk implementeren van een CMS stond daarin op de vierde plaats. De fasen daarvoor waren vooral gericht op het onderkennen en toegankelijk maken van waardevolle kennis. Na het implementeren van het CMS moet natuurlijk intensief geluisterd worden naar de eindgebruiker en tips, feedback en werkwijzen van hen moeten worden meegenomen.


Janus Boye

Daarna heb ik een sessie bijgewoond van Janus Boye over content management systemen en portals. Boye schrijft veelvuldig voor de website cmswatch.com, welke dus de nodige aandacht kreeg. Hij wees op een interessant report (helaas niet gratis toegankelijk. Waar is de Web 2 spirit?) waarin verschillende CM en Portal systemen uitvoerig worden vergeleken en beoordeeld. Zijn verhaal gaat in op voor- en nadelen van portals en cms systemen, waarbij de voordelen vooral gericht zijn op centrale opslag, herbruikbaarheid, eenvoud en ondersteuning van kennismanagement.

Boye schetst een duidelijke scheiding tussen CM en portal systemen. CMS systemen zijn vooral gericht op de acquisitie en het beheer van content, terwijl portals vooral gericht zijn op de samenstelling en levering van die content. Daarbij valt er volgens Boye een ‘gat’ op het gebied van categorisatie. Overigens stelt Boyd dat er portal en cm systemen zijn die wel het gehele spectrum dat in dit plaatje is geschetst bestrijken.

CMS Portal

De laatste woorden besteedde Boye aan de aanpak van een implementatie. De kern: begin klein en goedkoop en bouw deze quickwins steeds een stukje verder uit, zodat je uiteindelijk een groot succes kan boeken. Deze small step, great success en think strategically and act tactically benadering zou de hele dag nog veelvuldig voorbij komen.


James Robertson

De volgende key note spreker was James Robertson, onder meer bekend van Steptwo en Columtwo. Beide websites volg ik al enige tijd. Zijn verhaal was een vurig betoog voor de eindgebruiker, wiens werk content management systemen uiteindelijk eenvoudiger moet maken. Helaas wordt deze gebruiker nog te vaak uit het oog verloren, waardoor implementaties vaak niet tot het gewenste resultaat leiden. CM systemen hebben ook het probleem dat ze de competitie moeten aangaan met de eenvoudige, vaak makkelijk toegankelijke (maar niet altijd even correcte) fysieke opslaglocaties. Een CM systeem moet dus wel van hele goede huize komen wil het daar tegen op weten te boksen.

Ook Robertson maakt een onderscheid tussen document management systemen (DMS) en CM Systemen. DM systemen zijn gericht op documenten. Niets minder en niet veel meer dan dat. CM Systemen daarentegen zijn gericht op authoring: het verspreiden en beschikbaar stellen van informatie. Vaak worden dure oplossingen ontwikkeld om beide oplossingen te integreren. Robertson pleit voor een eenvoudige oplossing: laat iemand twee dagen scripten en bouw in een willekeurige programmeertaal aditionele functionaliteit aan je intranet die documenten rechtstreeks uit je DMS kan putten. Daarmee kom je feitelijk op het volgende drie stappen plan voor een succesvolle implementatie:

1) installeer een eenvoudig (web) CMS en gebruik de interne repository.
2) installeer vervolgens een DMS om bedrijfsinformatie en -documentatie beter te kunnen managen. Houd daarbij continu de eindgebruiker in het oog: wat kan het voor hem of haar betekenen?
3) gebruik het Intranet om een gebruiksvriendelijke (geen search!) koppeling tussen beiden te leggen.

Moraal van het verhaal: je hebt geen dure integratie oplossingen nodig. Bouw desnoods wat zelf. Op zich een interessante gedachte, maar veel partijen zullen misschien meer gebaat zijn bij een volledige integratie, of kiezen voor een geintegreerde oplossing voor CM en DM.

Zijn betoog om, net als Boye, te denken in kleine stappen om uiteindelijk veel te bereiken kreeg aardig wat reacties los. Vooral zijn insinuatie dat een strategie eigenlijk overbodig is en het volstaat om half jaarlijkse doelen te stellen (wat ga ik opleveren en wat zijn de criteria). Zijn motivatie:

“We can’t buy a product that solves our problems in the future when we don’t know what the future looks like. Just be wary.”


CWI & Q&A

Daarna heb ik een sessie bijgewoond van het CWI, waarin hun contentmanagement strategie uiteen werd gezet. Interessant om te zien dat zij aardig ver zijn in hun ontwikkeling, ook binnen het kader van het project de andere overheid bijvoorbeeld. Het CWI heeft 12 fulltime content redacteuren in dienst, die ervoor zorgen dat content over verschillende kanalen correct wordt gecommuniceerd.

Een belangrijk speerpunt is de vraag en antwoord functionaliteit op de website. Die wordt bijna real-time up-to-date gehouden met nieuwe vragen. Toch heb ik het idee dat je op die manier altijd achter de feiten aanloopt, omdat je nooit kan voorspellen wat de volgende vraag wordt (ook al is er een grote hoeveelheid standaard vragen, een long-tail van vragen zal ongetwijfeld ook opgaan :)). Daarom vraag ik me ook af of een soort Windows Q & A voor het CWI (of een vergelijkbare organisatie) zou werken. Misschien moet de A in Q & A wel beperkt worden door de adviseurs van het CWI, maar het voordeel is natuurlijk wel dat nieuwe vragen direct beantwoord kunnen worden (ook al kan er wat tijd overheen gaan) en dat nieuwe vragen ook direct hervindbaar zijn.


Maarten Korz, Web 2.0

De laatste sessie die ik heb bijgewoond werd geleid door Maarten Korz van CMProfessionals.org) en ging over Web 2.0 en de relatie met Content Management. Ik hoop dat iedereen in de zaal enigzins op de hoogte was van Web 2.0, want in een razend tempo werden de belangrijkste ontwikkelingen met veel enthousiasme op het publiek afgevuurd.Web 2.0 splitste Korz aardig uiteen:

We – het gaat om mensen, om gebruikers. Het is een filosofie
Essentials – zaken als tagging, co-creatie, sharing ed. Dit zijn kernbegrippen.
Beta – web applications, social computing. Technologie als een platform
2.0

Verder koppelde Korz de ontwikkelingen op het gebied van Web 2.0 aan een op deze dag gepresenteerd CMS lifecycle model. De presentatie was zeer omvangrijk maar de kern was ongeveer als volgt:

1) plan: hierin roept Korz de associatie op met vertrouwen, transparantie, ongecontroleerdheid en authenticiteit.
2) develop: Hierin kwamen onderwerpen aan bod als user generated content, rss en blogs en wikis als authoring tool.
3) Manage: hier sprak Korz over traditionele metadata benadering versus emerging taxonomies. Het feit dat mensen wennen aan taggen (we doen het immers overal tegenwoordig). Maar hij sprak ook over het belang van bijvoorbeeld weighting en reputatie om content te beoordelen. Een interessant onderwerp en ik denk dat er nog aandacht nodig is om te bezien of web 2 achtige reputatie systemen werken. Een situatie van self-fulfilling prophecies moet natuurlijk, zoals Korz ook terecht opmerkte, worden vermeden.
4) Deploy: RSS speelt een uiterst belangrijke rol in deze fase. In web 2.0 wordt natuurlijk alles van een RSS feed voorzien, maar de vraag is hoe dat zich bij CM Systemen ontwikkeld. Het is mijns inziens in ieder geval een essentieel element om mensen te betrekken en informatie te verspreiden.
5) Preserve: focus niet op archieven (waarom niet?), ontwikkel een repository, al is het alleen maar vanuit compliance overwegingen en hergebruik blog en wiki content (in je CMS).
6) Evaluatie. Ook bij het evalueren van content wordt het belang van reputatiesystemen weer even aangestipt.

Al met al een uiterst interessante presentatie waarin alle belangrijke elementen binnen Web 2.0 op een rijtje werden gezet en gekoppeld werd aan een nieuw model. Je kunt je natuurlijk afvragen of de betekenis die Korz geeft aan de verschillende fasen overeenstemt met de betekenis die is gegeven aan de fasen in het CMS lifecycle model, maar dat is even minder relevant. Interessant ook dat Korz de mening uitdraagt dat Web 2.0 weinig met techniek te maken heeft, maar vooral een veranderend gedachtegoed is. Die mening deel ik natuurlijk heel sterk en heb ik ook als zodanig geuit naar verschillende personen die ik over dit onderwerp sprak.


Alan Pelz-Sharpe, Wipro

Tot slot sprak Alan Pelz-Sharpe, principal strategist bij Wipro, een Indiaas consultancy bedrijf over de ontwikkelingen op het gebied van CMS, wat er in zijn ogen in het verleden mis ging en hoe we dat kunnen verhelpen.Pelz startte zijn presentatie met de vraag waarom ECM niet aan de belofte heeft voldaan die toch voor ogen werd gehouden. Een belangrijke oorzaak zit volgens Pelz niet in de techniek, die is minder relevant en voldoende volwassen, maar gaat het juist om de (soms) gebrekkige consultancy daaromheen.

Een interessante analogie maakte Pelz door een CMS voor te stellen als een koe (hoe hollands). We stoppen er iets in, dat wordt verwerkt en vervolgens komt er iets uit (bij de koe dan). Het probleem met veel CMS situaties is dat er niets meer uitkomt. Alle informatie blijft in het CMS hangen, omdat we die “misschien ooit nog eens nodig hebben”. Pelz daarentegen, kwam met genoeg getallen en argumenten om te stellen dat het bewaren van zoveel content volstrekt irrelevant is. Informatie is vaak redundant, incorrect of simpelweg niet meer bruikbaar. Bovendien wordt vrijwel niets van de bewaarde content ooit actief teruggezocht.

Pelz breekt Enterprise Content Management bewust op in die delen: Enterprise, Content en Management. Alle drie de vlakken vereisen hun eigen expertise en richten zich op andere vraagstukken. Over enterprise zegt hij: denk strategisch, gedraag je tactisch. Weer het kleine stapjes grote successen verhaal. Over Content zegt hij: Het draait om ALLE content. Niet allen documents, maar audio, video, plaatjes, e-mail verzin het maar. Wat betreft management stelt Pelz: het gaat niet alleen om het verzamelen en delen van content, maar om het actief beheren van de content lifecycle.

Willen we volgens Pelz het werk van content management verbeteren, moeten we ons expliciet op twee zaken richten: enerzijds de reductie van risico, duplicate taken, content re-creatie en het wiel opnieuw uitvinden, doorlooptijd van processen en harde / fysieke kopieën. Anderzijds moeten we zorgen voor een verbetering van het vertrouwen in informatie, het delen en hergebruiken van content, de consistentie tussen interne en externe publicaties en de zichtbaarheid van assets. Daarbij moet zowel gefocussed worden op de mensen, de processen als ook de technologie.

Pelz toonde vervolgens een aantal standaard consultancy technieken die, indien goed uitgevoerd, de implementatie van CM systemen flink zouden verbeteren. Uiteindelijk vertelde hij dus ook gewoon een verhaal over hoe succesvol te implementeren. De kern hierin: alle bouwstenen zijn bekend (strategie, architectuur, tools, organisatie, competenties). Het gaat er om al deze bouwstenen in harmonie met elkaar te laten samenwerken. Standaard consultancy tools als een boston-consulting matrix, een prioriteitenlijst bepalen op basis van de mate van kritieke bedrijfsondersteuning en complexiteit, een standaard roadmap en een haalbaarheidsonderzoek moeten hierin helpen. Pelz benadrukte nog maar eens dat het belangrijk is om met oplossingen aan te sluiten bij kritieke bedrijfsprocessen. Maar dit werd ook door Boye uitvoerig besproken.

Pelz zijn visie op ECM is nog wel aardig om te vermelden. Het moet mogelijk zijn om op ieder gewenst moment gewenste informatie in iedere gewenste vorm en op elk gewenst apparaat te ontvangen. Op zich zijn we hier nog ver vandaan, maar Pelz gelooft dat wanneer de bouwstenen op haar plaats liggen, dit doel al een stuk dichter bij is.


Lang verhaal zie ik nu :), maar al met al vond ik de hele bijeenkomst geslaagd. Het is altijd leuk om dit soort evenementen bij te wonen en ook de onderwerpen spraken me erg aan. Daarbij heb ik er ook richting mijn werk nog wat van opgestoken. Reacties zijn zoals gebruikelijk natuurlijk weer zeer gewenst…

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!