Een crash course in project management

Vaak wordt gezegd dat Real Life de beste leerschool is. Afgelopen weken heb ik dat eens aan den lijve mogen ondervinden. En afgelopen donderdag en vrijdag werd dat nog eens extra duidelijk.

De afgelopen maand heb ik gewerkt aan de re-launch van ons interne Innovation Portal. Ik ben al sinds de zomer van vorig jaar bij de onwikkeling van dit portal betrokken en heb gelukkig een flinke bijdrage kunnen leveren aan de realisatie van de visie en rol van de portal, inclusief functionaliteit. Ik heb al eerder over deze portal geschreven, ook wat we er mee voor over hebben, maar tot voor kort was deze portal in pre-beta versie, zonder strak design en interactie ontwerp online.

Maar begin april ging het los: een externe partij had een nieuw interactie- en grafisch ontwerp gemaakt dat gerealiseerd moest worden. We gebruiken als platform Drupal Open Source, dus zoveel maatwerk kwam er niet aan te pas… dachten we. Maar het design week sterk af van traditionele Drupal templates, wat een flinke inspanning vereiste van de persoon die het grafisch ontwerp zou realiseren.

Gezien mijn langere betrokkenheid bij het gehele project werd ik eigenlijk als vanzelf de persoon die ‘verantwoordelijk’ was voor de realisatie van de portal (naast de gebruikelijke projectleider :-)). Maar naast mij werkte een grafisch designer en ontwikkelaar aan de portal, waardoor ik als vanzelf in een rol terecht kwam waarbij ik voornamelijk beide collega’s aan het werk hield. Het feit dat een compleet onafhankelijke tweede site door een externe leverancier werd ontwikkeld die intensief gebruik maakte van de content van onze portal maakt het geheel er niet makkelijker op. Tot slot was de portal niet een op zich zelf staand doel, maar een onderdeel van een master plan voor de lancering van de bredere Innovation strategie. Belangen en invloed al om dus…

Waar kwam het in de praktijk dus vooral voor mij op neer? Activiteiten op een rijtje zetten, tijdsplanningen maken en die continu verantwoorden, collega’s aan het werk houden, contacten onderhouden met de leverancier voor de integratie van de twee omgevingen en mijn collega’s op weg houden. Maar ook: mijn kijk op Web 2.0 en collaboration iets naar de achtergrond verhuizen en in het belang van het project gewoon stil staan bij de vrag van de opdrachtgever en het te implementeren ontwerp. En dat alles tot letterlijk minuten voor de deadline :).

Maar vooral de driehoeksverhouding tussen externe leverancier, interne opdrachtgever en wij als team dat een portal moesten realiseren is erg leerzaam geweest. Ondanks dat je met z’n drieën gezamenlijk een traject in gaat met één gemeenschappelijk doel blijft het lastig om ook als totaal team zo te opereren: verantwoordelijkheden en taken moeten zo expliciet belegd zijn dat er voor niemand ook maar enige onduidelijkheid kan bestaan. En de minste of geringste ruimte in de planning wordt vaak aangegrepen om nieuwe vragen te stellen, issues te adresseren of verantwoordelijkheden af te schuiven. In een zakelijke omgeving waar de belangen groot zijn is dit natuurlijk verklaarbaar gedrag. Maar toch is het voor iemand als ik die vooral gewend is om in web 2.0 style coöperatief samen te werken en gemeenschappelijke verantwoordelijkheid te dragen nog wel eens wennen.

Het puntje planning en scope kwam overigens ook naar voren in een training Project Dynamics die ik afgelopen donderdag en vrijdag heb gevolgd. Op een gegeven moment ontstond een discussie over het feit of Businsess Analysts en consultants binnen onze organisatie (toch de lagere rangen) nee konden of mochten zeggen tegen klanten en projectleiders. Voor de hand liggend antwoord lijkt ja te zijn, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak lastiger dan het is. Ook in de realisatie van zo’n innovatieportal zie je al snel dat meer ervaren collega’s en leveranciers hierin erg bedreven zijn en je daar als net starter af nog wat van kan leren.

Maar goed alles samen gevat was voor mij de uitdaging om vanuit onze perspectief toch een knappe portal neer te zetten des te groter en volgens mij is dat absoluut gelukt. Ik zelf heb altijd de neiging gehad om binnen redelijkheid te doen wat mogelijk is, ook al zijn daar onderdelen bij die out of scope zijn. Dit project heeft wat mij betreft dan vooral geleerd dat wat kan dat kan, zolang het past binnen de scope van het project. That’s it.

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!