Richtlijnen voor social media. Heb jij ze?

socialmediaNaar aanleiding van de round table van twee weken geleden werd ik getriggerd door een vraag of organisaties vandaag de dag richtlijnen voor social media gebruik nodig hebben? En dan met name richtlijnen die zich uitspreken over het gebruik van (externe) social media binnen de firewall. Een interessant en populair onderwerp, blijkt ook uit de buzz rond de recent gepubliceerde guidelines van de Wall Street Journal en een eenvoudige Google Search.

Grof gezegd zijn er in social media guidelines twee uitersten: alles toestaan en alles verbieden. De waarheid zal ergens in het midden liggen dus dat helpt niet zo. Verbieden heeft niet zoveel zin, omdat medewerkers dan alsnog (of zelfs juist) gebruik gaan maken van dergelijke middelen.

Onderwijzen en omarmen lijkt een betere strategie maar is makkelijk gezegd, omdat er toch risico’s kunnen kleven aan het gebruik van externe social media in een zakelijke context. Een onlangs wereldwijd onderzoek uitgevoerd door mijn collega’s toont aan dat van ondervraagde TMT-bedrijven 83% aangeeft het misbruik van web 2.0 technologieën, waaronder netwerksites en blogs, als bedreiging te zien. ‘Social engineering’ wordt door 80% van de ondervraagden als bedreiging ervaren. Oud denken hoor ik je zeggen, maar nog steeds realiteit blijkbaar…

If you can’t beat them, join them

Als we Google Wave mogen geloven wordt social collaboration (ook in een zakelijke context, want daar mikt Google natuurlijk op) in de nabije toekomst de norm.  Het semi-zakelijke of niet-zakelijke gebruik is daarin wat minder te beheersen uiteraard. Dus if you can’t beat them, join them zou het adagium moeten zijn. En je interne ICT huishouding dusdanig goed op orde hebben dat medewerkers niet de behoefte hebben om social media voor interne, collaboratie doeleinden te gebruiken. Maar wat betekent omarmen en onderwijzen dan precies? Wat nu volgt is zomaar een verzameling van gedachten over social media guidelines, door velen elders op het web gepost.

Op Mashable verscheen eerder deze week een post over social media policies en eerder hun onderbouwing van de noodzaak daarvan. Weer een typisch top 10 lijstje met de volgende belangrijkste punten voor de richtlijnen:

  1. introduceer het nut en de noodzaak en het doel van je social media richtlijnen. Hier begint het opvoedingsproces al. Als je kunt aangeven aan je medewerkers hoe ze op een positieve wijze verantwoord om kunnen gaan, waarom dat belangrijk is en wat de risico’s zijn, is de kans op adoptie groter.
  2. Neem verantwoordelijkheid voor wat je schrijft. Het moet medewerkers duidelijk zijn dat ze feitelijk niet alles zomaar kunnen schrijven (over hun werkgever). Wat je schrijft beklijft op het web en kan consequenties met zich meedragen.
  3. Respecteer copyrights en
  4. ga voorzichtig om met vertrouwelijkheid en eigendomsrecht. Moet voor zich spreken.

De rest van de lijst kent wat zachtere punten als zorg voor authenticiteit, begrijp het begrip community en breng waarde. 

Voorbeelden van social media guidelines

In de post op Mashable is ook een voorbeeld van de richtlijnen van Headset Bros gepubliceerd. 1 a-4 met daarin een opmerkelijke openingsboodschap: 

Registreer je voor ieder beschikbaar social media platform. Diefstal van identiteit is eenvoudig. Laat het ons niet overkomen.

Daarnaast beschrijven ze richtlijnen voor het opzetten van een goed profiel en hanteren ze de stelregel: “don’t post anything you would be afraid for your mom to see”. Nu ken ik Headset niet zo goed, maar het lijkt me niet dat ieder bedrijf hier mee weg komt :-).

IBM host daarnaast een van de meer bekende voorbeelden van social media richtlijnen. Zij publiceren sinds 2005 hun interne policies op het web, die sterke overeenkomsten vertonen met de lijst op Mashable. Belangrijkste strekking is dat ook zij de medewerkers de ruimte geven om in social media te participeren en alleen aan het deelnemen een aantal spelregels verbinden. Rode draad is ook wel hoe minder juridisch geharrewar in de tekst zelf des te groter de kans dat de guidelines ook daadwerkelijk gelezen, begrepen en nageleefd worden. Klinkt makkelijk, maar juridisch taalgebruik is verleidelijk om onduidelijkheden en mazen in de wet te voorkomen.

IBM stelt

  • persoonlijke verantwoordelijkheid voor wat je publiceert.
  • Maak je kenbaar als medewerker van IBM;
  • Gebruik een disclaimer wanneer nodig;
  • respecteer copyrights, vertrouwelijkheid en eigendomsrecht van informatie;
  • citeer niet van cliënten, partners of leveranciers zonder toestemming;
  • respecteer je publiek: kies geen partij
  • Presenteer jezelf zoals je jezelf graag zou willen presenteren in relatie tot IBM;
  • Don’t forget your dayjob 😉

Sun Microsystems voegt daar nog een aantal interessant punten aan toe:

  • Bezint eer ge begint, ofwel lees je eerst even in voordat je online participeert. 
  • reageer niet op legal issues

Op Bloghound staat een interessant artikel over een onderzoek naar emerging social media guidelines, waar een aantal best practices worden geformuleerd op basis van onderzoek. Ook hier zijn de overeenkomsten met de guidelines van IBM herkenbaar. 

companies stress that they are at greater risk at NOT having social media guidelines in place for their employees, as employees are participating in blogs, communities, Twitter, etc. with or without a company policy in place. Better to educate and help employees understand both the risk and how to succeed than leave it up to chance.

Tot slot

wees positief in je bewoordingen van je social media richtlijnen. Het is interessanter en motiverender te benadrukken wat iemand wel mag doen dan beschrijven wat iemand allemaal niet mag doen…
Een uitgebreide lijst van zo’n 40 social media guidelines en tips vind je hier…. en hier.

Maar de grootste uitdaging zit natuurlijk niet in het schrijven van de richtlijnen, maar in het laten beklijven en “naleven” daarvan. Opvoeden, onderwijzen, over praten en continue bewustwording creëren lijken hierin de belangrijkste sleutelwoorden.

En nog een open vraag!

Nu zijn alle voorbeelden in deze post weer internationaal / Amerikaans georienteerd. Ik ken een aantal (niet publiekelijke) richtlijnen van mijn eigen werkgever die nog niet echt de vergelijking genieten met een IBM of Sun, maar vanuit Nederland ken ik verder eigenlijk niet zo veel voorbeelden van (online gepubliceerde) social media richtlijnen. Wie kent bedrijven waarvan die informatie publiek toegankelijk is? Ik zie ze graag terug in de reacties!


If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!